A. SELEKSI
Qualified tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada pengadaan tenaga kerja (rekrutmen). Pengadaan tenaga kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya sejumlah pelamar yang qualified. Seleksi dan orientasi merupakan bagian dari proses penyusunan kepegawaian (staffiying). Proses penyusunan kepegawaian yang berfungsi untuk mendapatkan the right people in the right position at the right time, merupakan salah satu tugas penting manajemen SDM. Proses seleksi bersama dengan proses pengadaan tenaga kerja, merupakan dua tahapan manajemen SDM yang memberikan darah kehidupan bagi organisasi/perusahaan.
Seleksi adalah proses pemilihan calon pegawai yang telah menyampaikan lamaran pekerjaan pada instansi/perusahaan (French, 1986; Nitisemito, 1992). Sedangkan Siagian (1994) menyebutkan bahwa seleksi adalah berbagai langkah spesifik yang diambil untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan pelamar mana
yang akan ditolak.
yang akan ditolak.
Ditegaskan oleh Martoyo (1994), seleksi adalah pemilihan tenaga kerja yang sudah tersedia untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan memiliki kualifikasi yang sesuai deskripsi jabatan dan atau sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sedangkan Schuler (1990) menyatakan bahwa seleksi adalah proses pengumpulan data tentang pelamar pekerjaan untuk menentukan siapa yang layak dikontrak untuk posisi jangka pendek atau jangka panjang.
Berdasarkan tahapan dalam penerimaan calon pegawai, proses seleksi dimulai dari penerimaan lamaran dan berakhir dengan keputusan terhadap lamaran tersebut. Langkah-langkah antara proses dimulai dan diakhiri merupakan usaha pengkaitan antara kepentingan calon pegawai dan kepentingan organisasi.
B. TUJUAN SELEKSI
1. Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan/ pekerjaan.
2. Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.
3. Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat.
4. Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.
5. Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak diterima.
C. BEBERAPA FAKTOR PENTING DALAM SELEKSI
Sebagaimana telah dipaparkan di atas, proses seleksi bukanlah suatu kegiatan yang berdiri sendiri. Artinya seleksi ditentukan oleh sejumlah faktor dan menentukan faktor lainnya. Dengan demikian berarti terdapat sejumlah faktor yang mempengaruhi proses seleksi dan dipengaruhi oleh proses seleksi.
1. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SELEKSI :
a. Kondisi Penawaran Tenaga Kerja
Semakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat (qualified), maka akan semakin mudah bagi organisasi untuk memperoleh karyawan yang berkualitas dan sebaliknya. Pada saat rekrutmen bisa terjadi jumlah calon yang terjaring lebih kecil dari yang diharapkan. Kondisi tersebut dimungkinkan oleh :
1. Imbalan/upah yang ditawarkan rendah.
2. Pekerjaan menuntut spesialisasi yang tinggi.
3. Persyaratan yang harus dipenuhi berat.
4. Mutu pelamar rendah.
b. Faktor Eksternal Organisasi
1) Faktor Etika
Dalam proses seleksi, masalah etika seringkali menjadi tantangan yang berat. Keputusan seleksi seringkali dipengaruhi oleh etika pemegang keputusan. Bila pertimbangan penerimaan lebih condong karena hubungan keluarga, teman,pemberian komisi/suap dari pada pertimbangan keahlian/professional, maka kemungkinan besar karyawan baru yang dipilih jauh dari harapan organisasi.
2) Ketersediaan Dana dan Fasilitas
Organisasi seringkali memiliki keterbatasan seperti anggaran atau fasilitas lainnya. Sebagai contoh, besar kecilnya anggaran belanja pegawai menentukan berapa jumlah pegawai baru yang boleh direkrut.
3) Faktor Kesamaan Kesempatan
Budaya suatu daerah dalam memperlakukan masyarakatnya juga merupakan tantangan dalam proses seleksi. Diskriminasi masih sering ditemukan dalam merekrut/menseleksi pegawai yang disebabkan oleh warna kulit, ras, agama, umur, jenis kelamin, dan sebagainya. Sebagai contoh kebijaksanaan organisasi (walau tidak tertulis) yang lebih menyukai pegawai pria atau wanita. Kenyataan ini menghambat proses seleksi secara wajar.
c. Perangkat Organisasi
Selain faktor-faktor di atas, seleksi juga dipengaruhi oleh keberadaan perangkat organisasi seperti :
1) Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan semacam pedoman bagi kegiatan proses seleksi. Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian jabatan, spesifikasi jabatan, standarisasi pekerjaan serta persayaratan yang harus dipenuhi untuk memegang jabatan tersebut. dengan demikian, seleksi yang dilakukan harus mengacu pada analisis jabatan. Seleksi tanpa acuan analisis jabatan (tentu yang benar) niscaya sulit untuk mendapatkan calon pegawai sebagaimana yang dibutuhkan organisasi. Analisis jabatan ini merupakan arah atau petunjuk tentang target apa yang hendak dicapai pada saat seleksi.
2) Perencanaan SDM
Dari perencanaan SDM, akan dapat diketahui berapa jumlah calon pegawai yang dibutuhkan oleh organisasi, pada jenjang apa dan di bagian mana, dan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelamar.
3) Pengadaan Tenaga Kerja (Rekrutmen)
Rekrutmen yang dilakukan akan berpangaruh pada proses seleksi. Qualified tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada pengadaan tenaga kerja (rekrutmen). Pengadaan tenaga kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya sejumlah pelamar yang qualified dan sebaliknya. Jenis dan sifat berbagai langkah yang harus diambil tergantung pada hasil rekrutmen.
2. FAKTOR-FAKTOR YANG DIPENGARUHI SELEKSI :
a). Orientasi
b). Diklat
c). Pengembangan
d). Perencanaan Karier
e). Penilaian Prestasi Kerja
f). Kompensasi
g). Perjanjian Kerja
h). Pengawasan Personalia
Saling keterkaitan antara seleksi dengan aktivitas lain MSDM dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 5.1. Keterkaitan Seleksi dengan Faktor lainnya
Analisis Jabatan
- Orientasi
- Diklat
- Pengembangan
Perencanaan SDM Seleksi
Perekrutan
D. DASAR KEBIJAKAN SELEKSI
Perencanaan Karier
Penilaian Prestasi Kerja - Kompensasi
Perjanjian Kreja - Pengawasan
Perencanaan Karier
Penilaian Prestasi Kerja - Kompensasi
Perjanjian Kreja - Pengawasan
Tujuan utama seleksi adalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, maka dasar kebijakan dalam seleksi adalah pemenuhan persyaratan kualifikasi yang menjadi dasar dalam proses seleksi, yang menckup :
1. Keahlian
Idealnya keahlian merupakan kualifikasi utama dasar kebijaksanaan proses seleksi. Keahlian yang dimaksud dapat berupa kemampuan teknik, Human Skill, dan Conceptual Skill. Kemampuan teknik adalah ketrampilan fisik (tangan) seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Sedangkan Human Skill, adalah keahlian berkomunikasi di dalam berhubungan dengan orang lain dan atau mempengaruhi orang lain. Conceptual Skill adalah kemampuan membuat suatu konsep serta menuangkan atau mengaplikasikannya dalam bentuk kagiatan.
2. Pengalaman
Pada kondisi di mana penawaran tenaga kerja lebih banyak dari permintaan, maka pengalaman kerja pelamar menjadi keunggulan tersendiri. Kecenderungan organisasi/perusahaan lebih memilih mereka yang berpengalaman karena mereka dipandang lebih mampu mengerjakan tugas yang nantinya akan diberikan. Besarnya pengaruh pengalaman pada keputusan seleksi seringkali menyebabkan pelamar membuat pengalaman “palsu”. Untuk menghindari hal tersebut, maka cek dan recek harus dilakukan.
3. Jenis Kelamin
Hingga saat ini kita masih mendengar perjuangan kaum wanita di beberapa negara yang belum mendapatkan hak yang sama dengan pria. Namun demikian bukan berarti wanita dengan serta-merta bebas diletakkan di semua jenis pekerjaan. Sebagai dontoh, perundang-undangan melarang setiap perusahaan untuk memperkerjakan wanita di pertambangan. Hal ini menunjukkan bahwa jenis kelamin menjadi salah satu dasar dalam proses seleksi.
4. Pendidikan (Formal dan Nonformal)
Kualifikasi pelamar merupakan cerminan dari hasil pendidikan dan latihan yang diperoleh sebelumnya. Pendidikan dan pelatihan pelamar akan menentukan hasil seleksi terutama yang berkaitan dengan kesesuaian antara kualifikasi pelamar dengan kualifikasi yang diharapkan organisasi. Pendidikan dan latihan yang pernah dialami pelamar sebelumnya juga dapat menentukan hasil seleksi selanjutnya seperti keputusan penempatan bila yang bersangkutan diterima, sehingga “The right man on the right place” lebih dapat didekati.
5. Keadaan Fisik/Kesehatan
Keadaan fisik seseorang (terutama kesehatannya) dipercaya memiliki pengaruh yang besar terhadap produktivitas kerjanya. Karena semua organisasi/perusahaan senantiasa ingin memperoleh tenaga kerjanya yang sehat jasmani dan rohani. Di samping itu untuk jenis pekerjaan tertentu (ABRI, Pramugari, foto model) selain kesehatan juga dipertimbangkan mengenai postur tubuh (tinggi dan berat badan). Calon pelamar yang memiliki kondisi kesehatan dan postur tubuh yang lebih baik jelas lebih beruntung dalam proses seleksi (tentunya dengan tetap mempertimbangkan faktor-faktor lainnya).
6. Penampilan
Pada pekerjaan-pekerjaan tertentu, penampilan menjadi faktor yang dipertimbangkan dalam seleksi. Pramugari, foto model, pelayan toko, pelayan restoran dan lain-lain merupakan contoh pekerjaan yang mempertimbangkan penampilan. Untuk pekerjaan lainnya, tampang merupakan pertimbangan tambahan. Yang dimaksud dengan tampang (personal appearance) adalah tampak seseorang di hadapan orang lain atau yang tampak pada orang lain.
7. Bakat
Penilaian bakat (aptitude) calon pelamar turut memegang kunci sukses kelulusan seleksi. Psikotes merupakan salah satu cara penseleksian untuk dapat melihat bakat atau potensi yang ada pada diri pelamar. Bakat positif yang dimiliki pelamar merupakan modal bagi organisasi di kemudian hari.
8. Temperamen
Temperamen yang dimaksud disini adalah hal-hal yang berkaitan dengan keseimbangan emosional seseorang, emosi tidak berkaitan dengan pendidikan, pengalaman, usia, atau jenis kelamin. Pengakitan temperamen dalam proses seleksi terutama dihubungkan dengan penilaian perkiranaan sikap pelamar dalam menghadapi pekerjaan dan rekan kerjanya. Pensikapan yang salah pada pekerjaan dan rekan sekerja dapat menyebabkan tidak optimalnya hasil kerja.
9. Karakter
Karakter yang dimaksud adalah sifat atau sikap sesorang dalam keseharian seperti periang, pendiam, pemarah, tenang/kalem, pemurung, selalu bersemangat, selalu pesimis, dan sebaginya.
E. PROSEDUR SELEKSI
Seleksi pada kenyataannya merupakan proses yang kompleks di mana langkah satu dengan lainnya saling berkaitan. Menurut Handoko (1994) terdapat tujuh langkah dalam prosedur seleks yang biasa digunakan. Bagi pelamar yang berasal dari suplai internal, kadang-kadang tidak perlu melalui beberapa langkah, seperti penerimaan pendahuluan, pemeriksaan referensi atau evaluasi medis (kesehatan). Bagi pelamar eksternal, langkah-langkah seleksi yang harus diikuti adalah sebagai berikut :
Tahap 1. Penerimaan Pendahuluan
Penerimaan pendahuluan merupakan langkah pertama dari proses seleksi. Kerana proses seleksi berlangsung dua arah, artinya organisasi akan menseleksi pelamarnya dan peamar juga akan meseleksi organisasi di mana ia berharap akan bekerja, maka penerimaan pendahuluan yang akan menumbuhkan kesan pertama merupakan langkah yang penting. Pada penerimaan pendahuluan organisasi akan memperoleh kesan pertama tentang palamar malalui pengamatan tentang penampilan. Begitupun halnya dengan pelamar, ia akan memperoleh kesan tentang organisasi yang akan dimasukinya. Dari kesan pertama ini kedua belah pihak akan mengambil keputusan apakah akan melanjutkan ke langkah berikutnya atau tidak.
Tahap 2. Tes-Tes Penerimaan
Berbagai tes atau ujian diselenggarakan untuk memperoleh informasi yang obyektif dengan tingkat akurasi yang tinggi. Hasil tes tersebut akan memberikan informasi tentang cocok tidaknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya.
Secara umum terdapat tiga jenis tes yang akan diujikan pada pelamar yaitu :
• Tes Pengetahuan Dasar
Tes ini dilakukan untuk menguji pengetahuan pelamar tentang berbagai hal, misalnya tes untuk menguji pandangan seseorang tentang suatu masalah yang sedang dibicarakan.
• Tes Psikologi
Tes ini berguna untuk menguji kepribadian, bakat, minat kecerdasan dan keinginan berprestasi. Bentuk-bentuk tes psikologi meliputi : Tes kecerdasan (intelligence test)
Tes kepribadian (personality test)
Tes bakat (aptitude test)
Tes minat (interest test)
Tes prestasi (achievement test)
Tes kepribadian (personality test)
Tes bakat (aptitude test)
Tes minat (interest test)
Tes prestasi (achievement test)
• Tes Pelaksanaan Pekerjaan (Performance Test)
Yaitu test yang mengukur kemampuan untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Sebagai contoh, tes mengetik untuk calon pengetik.
Agar berbagai tes di atas benar-benar memberikan informasi yang ingin digali dari pelamar, maka ada dua persyaratan yang harus dipenuhi yaitu : validitas dan realibitas. Yang dimaksud dengan validitas adalah bahwa nilai yang didapat oleh seseorang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan atau dengan berbagai kriteria obyektif lainnya yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan perkataan lain, tingkat validitas dapat dikatakan tinggi bila hubungan antar hasil tes dengan prestasi kerja semakin kuat. Sedangkan sebaliknya bila keterkaitan hasil tes lemah, maka tingkat validitasnya rendah.
Sedangkan yang dimaksud dengan realibilitas (dapat dipercaya) ialah bahwa hasil yang diperoleh konsisten setiap kali tes tersebut dilakukan. Jika hasil tes bervariasi setiap kali dilakukan, maka berarti tes tersebut tidak dapat dipercaya (unreliable). Penting untuk diingat bahwa tes yang dapat dipercaya pasti tidak valid.
Tahap 3. Wawancara Seleksi
Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal-hal yang dapat diterimanya atau tidak. Pada tahap ini pewawancara berusaha mendapatkan jawaban tentang dua hal yaitu : (1) Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan, (2) Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar-pelamar lain.
Wawancara merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Wawancara juga memiliki fleksibilitas yang tinggi, karena dapat diterapkan pada semua calon pegawai karyawan manajerial maupun operasional, berketerampilan rendah maupun berketerampilan tinggi
Teknik ini juga memungkinkan pertukaran informasi dua arah. Pewawancara dapat mempelajari pelamar dan pelamar dapat mempelajari pewawancara. Wawancara merupakan kontak langsung antara calon pegawai dengan perusahaan yang akan memperkerjakannya (yang diwakili oleh pewawancara). Calon pegawai akan mengekspresikan ide dan perilakunya secara penuh pada wawancara ini. Keduanya (perusahaan dan calon pegawai) akan mempersiapkan sebaik mungkin hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditawarkan.
Namun demikian teknik wawancara memiliki kelemahan, karena subyektivitas pada cara wawancara, sangat tinggi. Meskipun demikian cara ini tetap berguna untuk mendapatkan calon pegawai yang qualified. Beberapa masalah yang timbul dalam wawancara yang diakibatkan subyektivitas pewawancara :
a. Bias Personal
Kesalahan yang diakibatkan prasangka pribadi pewawancara terhadap kelompok-kelompok tertentu. Sikap pewawancara yang like or dislike terhadap pelamar menyebabkan terjadinya kesalahan di dalam menyimpulkan hasil wawancara.
Sebagai contoh, seorang pewawancara mungkin ia tidak menyukai suatu suku tertentu, dan kebutuhan orang yang diwawancarai itu berasal dari suku yang tidak disukainya itu.
b. Halo Effect
Hallo Effect adalah suatu istilah untuk kesalahan pengambilam keputusan akibat perilaku atau penampilan pelamar saat wawancara berkesan baik. Kesalahan ini terjadi karena informasi tentang pelamar yang digunakan oleh pewawancara sangat terbatas. Kelebihan calon dalam penampilan atau tata krama akan berkesan baik pada pewawancara. Begitu besarnya kesan yang tertanam dalam jiwa pewawancara, sehingga kesalahan pelamar di dalam menjawab menjadi terabaikan.
Contoh, pelamar yang berpakaian rapi dan berpenampilan menarik (termasuk cantik dan ganteng) dan bertata krama sopan akan diperlukan sebagai calon unggul sebelum wawancara dimulai.
c. Horn Effect
Sebagaimana Hallo Effect, kesalahan Horn Effect tejadi karena informasi tentang pelamar yang digunakan oleh pewawancara terbatas. Horn Effect adalah kebalikan dari Hallo Effect. Bila dalam Hallo Effect kesalahan diakibatkan oleh kesan positif pewawancara, maka dalam Horn Effect kesalahan diakibatkan kesan negatif pewawancara terhadap pelamar. Contoh, seorang pelamar menggunakan blue jeans atau pakaian santai diangap bersikap kurang sopan dan kurang menghargai wawancara. Kesan buruk pewawancara terhadap calon dapat menyebabkan calon tersebut tidak akan diunggulkan sebagai calon terpilih.
d. Pertanyaan-Pertanyaan Menuntun (Leading Question)
Kesalahan ini akibat pertanyaan yang diajukan pewawancara lebih bersifat menuntun (tertutup). Pada gilirannya model pertanyaan ini menyulitkan pelamar untuk mengekspresikan jawabannya.
Contoh :
- Apakah saudara menyenangi pekerjaan yang ditawarkan?
- Setujukah saudara bahwa keuntungan perusahaan adalah hal yang utama?
e. Dominasi Pewawancara
Kesalahan ini akibat pewawancara menggunakan waktu wawancara untuk percakapan sosial atau membanggakan kehebatannya.
Misalnya, penggunaan waktu oleh pewawancara untuk menceritakan rencanarencana pribadinya di dalam mengembangkan perusahaan atau menggunakan waktu untuk menceritakan betapa pentingnya posisinya sebagai pewawancara yang akan menentukan kelulusan pelamar.
Tahap 4. Pemeriksaan Referensi
Secara umum terdapat dua jenis referensi. Yang pertama adalah referensi pengalaman pendidikan atau pengalaman kerja pelamar dan yang kedua referensi personal pelamar. Referensi pengalaman kerja dan pengalaman pendidikan dibutuhkan untuk mengetahui spesialisasi keahlian yang dimiliki pelamar, sedangkan referensi personal digunakan untuk mengetahui sikap dan perilaku pelamar.
Umumnya kedua referensi terebut diserahkan secara tertulis. Kenyataan menunjukkan bahwa sangat jarang organisasi/perusahaan mendapatkan referensi tertulis yang benar. Untuk mengatasi hal tersebut organisasi melakukan pemeriksaan ulang (recheck) melalui telepon kepada pemberi referensi.
Umumnya kedua referensi terebut diserahkan secara tertulis. Kenyataan menunjukkan bahwa sangat jarang organisasi/perusahaan mendapatkan referensi tertulis yang benar. Untuk mengatasi hal tersebut organisasi melakukan pemeriksaan ulang (recheck) melalui telepon kepada pemberi referensi.
Tahap 5. Evaluasi Medis (Tes Kesehatan)
Langkah ini dilakukan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat. Cara yang biasa dilakukan untuk mengevaluasi kesehatan pelamar adalah dengan meminta surat keterangan dokter dan melakukan sendiri evaluasi medis.
Tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi medis adalah :
a. Menjamin bahwa pelamar tidak menderita suatu penyakit yangberbahaya kronis atau menular.
b. Memperoleh informasi apakah fisik pelamar mampu menghada tantangan pekerjaan.
c. Meperoleh gambaran tentang tinggi-rendahnya premi asuransi yang harus dibayar.
Tahap 6. Wawancara Oleh Penyelia (supervisor)
Karena atasan langsung adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang akan menjadi bawahannya, maka pendapat dan persetujuan atasan langsung harus menjadi pertimbangan sebelum dilakukan keputusan penerimaan. Dengan posisi dan pengalamannya, atasan langsung mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi kecakapan teknis pelamar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan pelamar tentang pekerjaan yang akan dijalankannya secara lebih tepat.
Tahap 7. Keputusan Penerimaan
Langkah terakhir dalam proses seleksi adalah pengambilan keputusan penerimaan. Siapa yang akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima dan apapun hasilnya (diterima atau ditolak), yang jelas keputusan tersebut harus diberikan pada para pelamar. Pengambilan keputusan adalah tindakan yang tepat dan sangat etis sekaligus untuk menjaga citra organisasi/perusahaan. Tindakan pengambilan keputusan dikatakan tepat dan etis karena dengan demikian organisasi menunjukkan kepeduliannya terhadap nasib orang-orang pencari kerja.
Setelah keputusan penerimaan diambil, seluruh dokumen pelamar (yang diterima maupun ditolak) disimpan secara terpisah dengan rapi dan baik. Dokumen pelamar yang diterima akan berguna dikemudian hari dalam membina dan mengembangkan karier pegawai yang bersangkutan. Dan dokumen pelamar yang tidak dapat diterima dapat bermanfaat untuk pengadaan tenaga kerja atau perekrutan tenaga kerja di masa mendatang.
Proses seleksi merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh proses sebelumnya, maka keberhasilan seleksi sangat tergantung pada hal-hal seperti perencanaan SDM, pengadaan tenaga kerja, penetapan kualifikasi calon pegawai, dan variasi teknik seleksi yang digunakan. Dengan perhatian dan perlakuan yang cermat pada faktor-faktor di atas, organisasi/perusahaan dapat memperkerjakan orang yang cakap dan tepat. Setelah proses seleksi berakhir, maka langkah berikutnya dalam manajemen sumber daya manusia adalah orientasi.
